Tipuri de semnături electronice:

Diferența majoră dintre tipurile de semnături reglementate constă în forța lor juridică (raportată la nivelul de încredere acordat fiecărui tip de semnătură).

Semnătura electronică simplă

• Reprezintă date în format electronic, atașate la sau asociate logic cu alte date în format electronic și care sunt utilizate de semnatar pentru a semna (art. 3 pct. 10 din Regulament);
• Exemple: iscălirea numelui cu cursorul mouse-ului intr-un document PDF, lipirea unei imagini cu o semnătură olografă într-un document etc;

Semnătura electronică avansată

• Conform art. 26 din Regulament, este semnătura care trebuie să îndeplinească 4 condiții:
  • face trimitere exclusiv la semnatar; 
  • permite identificarea semnatarului;
  • este creată utilizând date de creare a semnăturilor electronice pe care semnatarul le poate utiliza, cu un nivel ridicat de încredere, exclusiv sub controlul său; și 
  •  este legată de datele utilizate la semnare astfel încât orice modificare ulterioară a datelor poate fi detectată. 
• Semnătura electronică avansată folosește un software care trebuie sa asigure incoruptibilitatea documentului și identitatea celui care a semnat.

Semnătura electronică calificată

• Reprezintă o semnătură electronică avansată care este creată de un dispozitiv de creare a semnăturilor electronice calificat și care se bazează pe un certificat calificat pentru semnăturile electronice (art. 3 pct. 12 din Regulament);
• Semnătura calificată este emisă numai în baza unui certificat calificat, eliberat de un prestator de servicii de încredere calificat;
• Lista prestatorilor de astfel de servicii recunoscuți în România se găsește aici: https://webgate.ec.europa.eu/tl-browser/#/tl/RO

Obligațiile autorităților și instituțiilor publice:

Obligația de a accepta documentele semnate electronic

• Autoritățile/instituțiile vor pune la dispoziția utilizatorilor o platformă prin intermediul cărora aceștia să poată transmită documentele;
• Alternativ, autoritățile/instituțiile vor fi primi documentele prin intermediul poștei electronice.
• Se prevede inclusiv obligația acestor entități de a transmite, la rândul lor, documentele semnate electronic către solicitanți.

Obligația de a utiliza semnătura electronică calificată

• Cu excepția actelor interne, actele care emană de la autorități/instituții publice vor purta semnătura electronică calificată;
• Prin OUG nr. 39/2020, Serviciul de Telecomunicații Speciale este desemnat furnizor de servicii de certificare calificată destinate exclusiv personalului autorizat din cadrul instituțiilor și autorităților publice;
• Actele astfel semnate vor avea valoare de înscrisuri autentice.

Obligația de a stabili tipul de semnătură pe care îl primesc pentru documente

• În termen de 15 zile de la intrarea în vigoare a OUG, autoritățile/instituțiile publice vor trebui să publice care este tipul de semnătură care trebuie utilizat pentru documentele transmise către acea autoritate;
• Cu titlu de exemplu, menționăm că ONRC a publicat că acceptă doar semnătură electronică calificată (cu excepția serviciului InfoCert); Ministerul Economiei, pentru certificatele de situație de urgență, a publicat că acceptă doar semnătura electronică calificată;
• Actele care conțin semnătura avansată au valoare de înscrisuri sub semnătură privată.

Procedura de obținere a certificatului calificat:

Procedura diferă în funcție de fiecare furnizor în parte:

• Se trimite un formular completat;
• Furnizorul informează ulterior cu privire la documentele pe care le solicită (cu titlu de exemplu, menționăm că acestea pot fi: contractul dintre furnizor și solicitat semnat, copie a cărții de identitate, certificat constatator etc.);
• După prelucrarea documentelor se va elibera un stick USB/token care conține respectivul certificat fie personal, fie prin poștă.