Recent a fost publicată în Monitorul Oficial al României ordonanța de urgență nr. 62 pentru adoptarea unor măsuri în domeniul societăților, în vederea desfășurării reuniunilor organelor statutare, (”OUG 62”) în vigoare din 8 mai 2020.

OUG 62 conține prevederi referitoare la modul de convocare și întrunire a adunărilor generale ordinare ale asociaților/acționarilor (pe scurt, AGA) societăților reglementare de Legea societăților nr. 31/1990 (”Legea 31”) pe perioada stării de urgență si ulterior, așa cum vom detalia mai jos. De reținut este faptul că OUG 62 vine să completeze și/sau să modifice temporar și indirect Legea 31.

Forma actuală a OUG 62 a prins contur ca urmare a observațiilor primite în cadrul consultărilor publice inițiate de Ministerul Justiției prin intermediul site-ului instituției in perioada 15 – 22 aprilie 2020. Din informațiile publice disponibile, s-au primit comentarii pe cale electronică cu privire la proiectul de ordonanță de urgență de la structuri reprezentative ale mediului de afaceri, societăți listate (probabil cele mai impactate în această materie de pandemia actuală având in vedere numărul mare de acționari), operatori de piață reglementată, structuri asociative ale investitorilor pe piața de capital, case de avocatură, asociații profesionale și de la alți specialiști ai materiei dreptului societar. Totodată, Ministerul Justiției a precizat că argumentele prezentate în cadrul consultărilor publice  și rezultatele aplicării OUG 62 vor fi luate în considerare în cadrul un viitor proiect de modificare a Legii 31, dacă un astfel de proiect se va considera necesar.

Așa cum prevede nota de fundamentare a OUG 62, unul din motivele avute în vedere pentru pregătirea și în cele din urmă adoptarea acestei ordonanțe este dat de obligația existentă la nivelul societăților de a se întruni AGA în maxim 5 luni de la încheierea exercițiului financiar în vederea luării unei hotărâri cu privire la aspecte esențiale pentru funcționarea societăților cum ar fi aprobarea situațiilor financiare anuale si stabilirea bugetului de venituri și cheltuieli, obligație instituită de Legea 31. Prin urmare, având in vedere imposibilitatea ca asociații/acționarii să se întrunească fizic în vederea exprimării votului în cadrul AGA în contextul actual al pandemiei COVID-19 și faptul că desfășurarea AGA prin corespondență este limitată sau condiționată de existența unor prevederi exprese in actul constitutiv al societăților, OUG 62 vine să ofere soluții societăților care se confruntă cu asemenea probleme.

O importantă prevedere a OUG 62 este prelungirea termenului prevăzut de Legea 31 de întrunire a adunărilor generale ordinare anuale a societăților pe acțiuni pentru aprobarea situațiilor financiare până la 31 iulie 2020. 

De menționat ar fi si faptul că prevederile OUG 62 sunt aplicabile:

• AGA convocate înainte de intrarea în vigoare a ordonanței, dar care se vor ține ulterior instituirii stării de urgență,
• AGA convocate după intrarea în vigoare a ordonanței și întrunite în timpul stării de urgență,
• AGA convocate pe durata stării de urgență și întrunite ulterior încetării acestei stări,
• AGA convocate și întrunite în primele 2 luni după încetarea stării de urgență,
• Reuniunile organelor colective de administrare, supraveghere și/sau ale directoratului care au loc în timpul stării de urgență sau în primele 30 de zile după încetarea stării de urgență, și
• Adunărilor deținătorilor de obligațiuni.

De asemenea se precizează expres faptul că prevederile ordonanței nu se aplică societăților aflate sub incidența Legii nr. 24/2017 privind emitenții de instrumente financiare și operațiuni de piață, ca urmare a unei propuneri din partea ASF având în vedere că aceste entități sunt ținute de un termen de 4 luni de la încheierea exercițiului financiar pentru publicarea raportului financiar actual și acest termen a fost deja depășit la momentul intrării în vigoare a ordonanței.

Prevederile OUG 62 se referă la:

 

1. Modalități alternative de convocare AGA aflate la îndemâna organului statutar al societății competent 

 

Pe lângă modalitățile stabilite de Legea 31 (publicarea convocării în Monitorul Oficial, Partea IV și într-un ziar de largă răspândire din localitatea în care se află sediul societății/din cea mai apropiată localitate), convocarea poate fi făcută și prin mijloace de comunicare la distanță care asigură transmiterea textului folosind datele de contact comunicate în scris de fiecare asociat/acționar în parte. Aceleași mijloace pot fi folosite si pentru transmiterea ordinii de zi completate ca urmare a propunerilor asociaților/acționarilor.

Potrivit OUG 62, astfel de mijloace de comunicare la distanță sunt: scrisoarea recomandată, curier, scrisoarea transmisă pe cale electronică, la care este atașată sau logic asociată semnătura electronică extinsă (dacă se deține o asemenea semnătură), telefax ori alte mijloace de comunicare la distanță care asigură transmiterea textului. De asemenea, dacă societatea deține o pagină de internet proprie, convocarea se publică și pe această pagină.

Din modalitățile listate mai sus, organul statutar competent se poate opri la una din ele sau poate alege o combinație între acestea.

 

2. Modalități de comunicare a documentelor/informațiilor vizând problemele înscrise pe ordinea de zi

 

În principiu, OUG 62 prevede că orice informații sau documente care au legătura cu ordinea de zi a adunării generale ar trebui afișate pe pagina de internet a societății în cauză. În cazul în care societatea nu deține o pagină de internet proprie, acestea pot fi transmise asociaților/acționarilor pe cale electronică, dacă acest lucru este posibil și dacă nu, acționarii/asociații pot solicita transmiterea acestora prin poștă sau curier.

 

3.  Modalități de ținere a adunărilor generale

 

Pe durata stării de urgență, AGA pot avea loc, chiar dacă actul constitutiv nu prevede sau interzice, și prin corespondență sau prin mijloace electronice de comunicare directă la distanță, precum teleconferința sau videoconferința.

În aceste cazuri, dacă pe ordinea de zi sunt chestiuni care atrag obligativitatea votului secret, organul statutar competent să convoace adunarea se va asigura că se păstrează caracterul secret al votului chiar și în cazul adunărilor desfășurate prin corespondență sau prin mijloace de comunicare directă la distanță.

De asemenea, în cazul votului prin corespondență, asociații/acționarii trebuie să se asigure că votul transmis ajunge la societate, prin modalitățile alese, până la data ținerii ședinței. Acest lucru e aplicabil și în cazul în care asociații/acționarii participă prin reprezentant la adunarea generală.

OUG 62 oferă societăților un cadru legal de desfășurare alternativă a adunărilor generale ordinare ale asociaților/acționarilor, cadru de care acestea se pot prevala pentru îndeplinirea obligațiilor legale de convocare și întrunire a acestor adunări. Ordonanța are, de asemenea, ca scop crearea unei egalități între asociați/acționari cu privire la participarea și exercitarea dreptului de vot în cadrul adunărilor generale.